Für kleine Betriebe, Selbstständige und kleine GmbHs ist die Steuerwelt oft komplex. Zeitmangel, fehlende Struktur und die vielen gesetzlichen Änderungen führen schnell zu Fehlern – die am Ende Geld und Nerven kosten. In diesem Beitrag zeigen wir die sieben bzw. acht häufigsten Steuerfehler, die wir in der Praxis sehen, und geben Tipps, wie Sie sie vermeiden.
1. Belege und Unterlagen zu spät einreichen
Fehlende oder verspätete Unterlagen führen zu hektischen Nachfragen, Schätzungen oder Verspätungszuschlägen. Kleine Unternehmen sollten ihre Belege laufend sammeln und digital übermitteln, um Fristen entspannt einzuhalten. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, die monatlich ans Finanzamt melden, also mehr als € 100.000 Jahresumsatz im Vorjahr hatten, können idealerweise Ihre Unterlagen wöchentlich sammeln und abspeichern. Dadurch werden keine Zahlungsziele versäumt und können Skonti optimal ausgenutzt werden.
Tipp: Unsere Klienten nutzen unsere kanzleiinterne Cloud-Lösung, um Belege einfach und sicher zu übermitteln. Auch eine Übermittlung per Email oder Download-Link, geschützt durch ein Passwort, ist schnell und einfach möglich.
2. Buchhaltung „nebenbei“ erledigen
Wer die Buchhaltung erst am Jahresende macht, verliert den Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Fehlende Belege oder nicht erkannte Betriebsausgaben kosten am Ende bares Geld. Eine laufende Buchführung ermöglicht es, fehlende Unterlagen oder fehlende Rechnungsmerkmale auf Eingangsrechnungen, ohne die kein Vorsteuerabzug zusteht, zeitnah und unkompliziert zu ergänzen.
Tipp: Das monatliche oder quartalsweise Aufbuchen Ihrer Buchhaltungsunterlagen ermöglicht Ihnen einen stets aktuellen Überblick auf Ihren Umsatz, Betriebsausgaben, Gewinn und Steuerlast. Da dies für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen sowieso notwendig ist, entstehen hier keine zusätzlichen Kosten, sondern Mehrwert in Form aktueller Saldenlisten und Auswertungen für den Betrieb, mögliche Investoren, fremdfinanzierende Banken uvm.
3. Private und betriebliche Ausgaben vermischen
Wenn private Einkäufe über das Geschäftskonto laufen oder umgekehrt, führt das zu Problemen bei der Zuordnung. Im Prüfungsfall kann das Finanzamt Betriebsausgaben streichen, was dann zu einer Steuernachzahlung führt. Klare Trennung der Konten und konsequente Zuordnung der Ausgaben sind hier das A und O. Das gilt besonders für GmbHs, aber auch für Einzelunternehmer und Personengesellschaften.
Tipp: Durch einfache Trennung privater und betrieblicher Ausgaben nach Geschäftsbankkonto erzielen Sie folgende Vorteile: Laufen alle Betriebseinnahmen und -ausgaben über dasselbe Bankkonto, können Sie erstens keine Ausgaben übersehen, zweitens können wir noch effizienter arbeiten, weil private Ausgaben nicht mitgebucht werden müssen, das spart uns Zeit und Ihnen Honorar plus drittens gelingt dadurch der Nachweis von Betriebsvermögen und Privatvermögen gegenüber dem Finanzamt besser.
4. Steuerliche Fristen unterschätzen
Zu spät übermittelte Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UVA) oder Jahresabschlüsse können Verspätungszuschläge nach sich ziehen. Kleine Betriebe sollten sich feste interne Termine setzen oder digitale Erinnerungen nutzen, um Fristen entspannt einzuhalten. Monatliche UVAs sind sechs Wochen nach dem jeweiligen Monatsende fällig, zB die März UVA ist am 15. Mai fällig. Vierteljährliche UVAs sind sechs Wochen nach dem jeweiligen Quartalssende fällig, zB das erste Quartal ist ebenfalls am 15. Mai fällig.
Tipp: Gerne vereinbaren wir mit Ihnen Ihren Wunsch-Liefertermin für Ihre Buchhaltung bei uns. Idealerweise sollten beide Partner, Unternehmer und Steuerberater, genug Zeit für die fristgerechte Übermittlung an die Behörde haben.
5. Keine vorausschauende Steuerplanung
Wer Investitionen oder größere Ausgaben nicht rechtzeitig plant, verschenkt oft Steuervorteile. Zum Beispiel kann eine Investition im Dezember steuerlich sinnvoller sein als im Januar. Auch die Art der Finanzierung – aus dem Cashflow, mit Erspartem, mittels Kredit oder eine Mischung – wirkt sich auf Ihre Steuern aus. Eine vorausschauende Planung gemeinsam mit dem Steuerberater hilft, solche Chancen zu nutzen.
Werden steuerliche Investitionsförderungen richtig genutzt, können je nach Gewinnhöhe und Investitionsvolumen mehrere Tausend Euro Steuern gespart werden.
Tipp: Nutzen Sie unsere Herbstprognose um zu planen und zu optimieren: auf Basis der rechtzeitig und vollständig aufgebuchten Unterlagen berechnen wir zum Jahresende Ihren geschätzten Gewinn samt voraussichtlichen Steuernachzahlungen. Durch Vorziehen von Ausgaben und Investitionen lassen sich Steuern vermeiden.
6. Fehlende Rücklagen für Steuerzahlungen
Nach einem erfolgreichen Jahr kommt die Nachzahlung – und die Liquidität wird knapp. Kleine Unternehmen sollten laufend Rücklagen bilden, etwa 20-30 % der Gewinne, um Steuernachzahlungen entspannt bedienen zu können. Wichtig für gesunde Finanzen im Betrieb ist die richtige Finanzierung größerer Investitionen, richtige Einstufung bei laufenden Einkommensteuer- und Sozialversicherungs-Vorauszahlungen und keine unerwarteten Steuernachzahlungen.
Tipp: Mit unserer Steuerprognose kennen Sie ihr versteuertes Einkommen und damit auch Ihren finanziellen Spielraum für private oder betriebliche Ausgaben.
7. Anstehende Veränderungen im Unternehmen werden zu spät angesprochen
Wichtige Veränderungen – neue Mitarbeiter, Investitionen, Rechtsformwechsel – werden manchmal zu spät kommuniziert bzw geplant. Dadurch gehen Gestaltungsmöglichkeiten verloren. Regelmäßige Updates halten alle auf dem gleichen Stand – so lassen sich Risiken minimieren und steuerliche Vorteile nutzen.
Tipp: Nutzen Sie den jährlichen Unterschriftstermin für Ihre Steuererklärungen oder Ihre Steuerprognose dazu, uns über Ihre geschäftlichen Ziele, Wünsche und Anregungen auf dem Laufenden zu halten.
Tipp: Als Neukunde profitieren Sie von unserer Neukundenaktion: eine halbe Beratungsstunde ist gratis.
8. Verträge mitarbeitender Angehörige falsch gestalten
Wer (Ehe-)Partner oder andere nahe Angehörige anstellt, sollte Verträge, Vergütung und Arbeitsleistung so gestalten, dass sie einem Fremdvergleich standhalten damit das Finanzamt Löhne, Gehälter und Lohnnebenkosten anerkennt. Durch den Ansatz der Personalkosten sinkt Ihr Gewinn und Ihre Steuerlast.
Tipp: Gerne unterstützen wir Sie arbeitsrechtlich bei der Gestaltung von Dienstverträgen.
Tipp: Regelmäßig mitarbeitende nahen Angehörige haben Anspruch auf Entlohnung. Diese senkt Ihren Gewinn und kann bei unterschiedlichen Einkommenshöhen zwischen den Angehörigen weitere Einkommensteuervorteile bringen. Zusätzlich profitieren diese von allen steuerlichen Begünstigungen für Dienstverhältnisse, von Reisekostenabrechnung, über lohnkostenfreien Geschenken und Betriebsausflügen bis zu steuerbegünstigten Mitarbeitergewinnbeteiligungen.
Gerne stehen wir Ihnen in einem halbstündigen, kostenlosen Gespräch (Neukunden-Aktion) zur Verfügung, um Ihre persönliche Situation zu besprechen: wo Sie aktuell stehen, wo konkret Einsparungsmöglichkeiten bestehen und wie Sie Ihre Steuern besser strukturieren.
Nutzen Sie dafür gerne unser Kontaktformular unter: https://www.taeubertax.at/kontakt/.